Grupos de Google: Google groups

¿Qué nos permite un Grupo de Google? Dependiendo del tipo de grupo del que se trate tendremos diferentes funcionalidades. Iremos viéndolas con ejemplos.

Google Grupos es un servicio que lleva en marcha desde el 2001.

Si tenemos una cuenta de usuario de Google podemos:

• Buscar información o navegar por la información de algunos grupos: ¿Deseamos obtener información sobre autocaravanas? ¿Tenemos alguna pregunta sobre marchas de mountain bike - bicicleta de montaña? Encuentra un foro de debate o un grupo sobre el tema en el que estás interesado.
  

• Crear nuestro propio grupo: ¿Por qué no creamos nuestro propio grupo? Para nuestra familia, nuestro equipo de ciclismo... Crear un grupo es muy sencillo: sólo tenemos que elegir un nombre y empezar a invitar a miembros.
  

• Unirnos a un grupo: ¿Hemos encontrado algo interesante? ¿Por qué no unirnos directamente o solicitar una invitación en caso de que se trate de un grupo privado?

Antes ya hemos creado nuestra cuenta de Gmail, así que utilizamos esta para administrar y participar en los grupos que queramos.

Vamos a ver cómo crear un grupo y también cómo participar en alguno que ya existe.

Suponer que estamos interesados en el tema del autocaravanismo. Vamos a ver si existe algún grupo en el que se hable del tema y si nos resulta interesante tomaremos parte del mismo.

Hacemos una búsqueda (autocaravanas) en el buscador de Grupos y obtenemos una lista de grupos posibles.

El primero de ellos, itxaspe, vamos a ver de qué se trata. Por lo que vemos es un boletín mensual

Clickamos en el enlace del grupo y podemos ver algo más sobre el mismo. Nos explica un poco que es un boletín donde se van a recoger todas las novedades de un portal (www.itxaspe.com). Al parecer entre otras cosas también tratan de Autocaravanas, y encima hay sorteos, así que nos puede interesar estar dentro del grupo. Vamos a intentar entrar en el mismo.

Acerca de este grupo

En la pantalla Acerca de este grupo, vemos un poco la información de acceso al grupo: en el caso concreto de este grupo cualquier persona puede ver el contenido. Es un grupo de "Solo Anuncio", por lo que si me aceptan en el grupo tan sólo recibiré correos (información), no podré contestar al grupo ni nada por el estilo. Se puede decir que es como un tablón de anuncios: estos anuncios llegan a mi correo y yo los leo, no puedo responderlos. Tan sólo los administradores del grupo podrán meter contenido en el mismo.

Nos sigue interesando formar parte del grupo, así que vamos a Solicitar la participación en el Grupo:

Indicamos cómo queremos leer el grupo . Opciones posibles:

• Sin correo electrónico: no nos llegará nada a nuestro correo electrónico. Cuando queramos iremos al navegador y leeremos lo nuevo del grupo. Tenemos que ir nosotros a buscar la información.
• Correo con resúmenes (no más de un mensaje al día): Aunque haya más de 1000 cosas nuevas en el grupo al día, tan sólo recibiremos un correo electrónico con el resumen de lo que se ha publicado en el día.
  
• Correo con texto entero: al día recibiremos un mensaje (o poco más) en el que se resumirá cada 25 nuevas entradas en el grupo.
• Correo electrónico: por cada nuevo mensaje en el grupo, recibiremos un correo electrónico. Normalmente es la opción que elegimos nosotros pero, como todo, a gusto de consumidor.
  

Elegimos la opción que queremos, rellenamos los datos que nos piden, y mandamos la solicitud

Ya hemos mandado la solicitud, pero el administrador del grupo de itxaspe debe de aprobarla.

El administrador del grupo, recibirá un correo indicándole que tiene peticiones de nuevas altas en el grupo. Irá a la pantalla de administración de nuevos miembros pendientes, y decidirá a quienes aceptar y a quienes no.

Una vez nos han aceptado en el grupo, nos llega un correo informándonos de ello:

Ya tenemos acceso. En el caso concreto de este grupo y al ser tan sólo un grupo de anuncio (sólo escribe el administrador), cuando haya un nuevo mensaje, lo recibiremos automáticamente en nuestro correo.

Si vemos que nos llegan demasiados mensajes al día, y queremos recibirlos agrupados, podemos cambiar el modo de suscripción al grupo (en la imagen Editar mi suscripción - Edit my membership)

Suponer que también nos interesa ir a Marruecos. Vamos a ver si hay algún grupo en el que traten sobre Marruecos..

Entre los resultados, vemos un grupo que tiene buena pinta. Nos gusta la bicicleta de monte (BTT) y hay un grupo de gente que anda en BTT y tratan sobre Marruecos.

Intentamos acceder al grupo, pero vemos que no nos es posible, no vemos nada. Nos da un aviso diciendo que debemos pedir permiso al administrador, ya que se trata de un grupo cerrado.

Le damos a Solicita convertirte en miembro (si queremos pedir que me den de alta) o Ponte en contacto con el propietario (si queremos pedir información al propietario del grupo para saber más sobre él).

Elegimos por ejemplo Solicita convertirte en miembro:

Y elegimos qué tipo de suscripción queremos (en el apartado anterior hemos visto las opciones)

Nos avisa que la solicitud está pendiente de aprobación por el administrador. Tenemos que esperar a que nos "dejen pasar" al grupo

Al administrador del grupo, le llegará nuestra petición:

Si el administrador del grupo aprueba nuestra solicitud, nos llega correo haciéndonoslo saber:

Ahora ya podríamos ir al grupo en concreto de Google Groups, veríamos su contenido y podríamos participar. Estamos en groups.google.es y accedemos al grupo Raid Trans Atlas

Vamos a ver la opción de Acerca de Este grupo:

Vemos las opciones de Acceso de este grupo en concreto:

• Solo los miembros pueden ver el contenido del grupo: por eso nos han tenido que añadir al grupo para poder ver algo de él
• Solo los miembros pueden ver la lista de miembros del grupo
• Las personas pueden solicitar una invitación para participar: por eso hemos podido pedir que nos incluyan en el grupo.
  
• Los miembros pueden crear y editar las páginas
• Los miembros pueden subir archivos (podríamos incluso subir fotos o documentos al grupo para compartirlos con el resto del grupo)
• Solo los miembros pueden enviar mensajes

Como vemos es un grupo "cerrado", en el que sólo los miembros (y no sólo el administrador como el caso del grupo anterior) pueden hacer cosas... es participativo.

Mandar un correo a la lista / grupo

Tenemos dos opciones:

• Desde la página inicial del grupo + nueva entrada: Este mensaje que escribimos, llegará a todos los miembros del grupo que hayan puesto en su modo de suscripción recibir los nuevos mensajes en su correo electrónico.

• Desde nuestro propio cliente de correo electrónico (gmail o el que sea). ¿A qué dirección de correo electrónico deberíamos escribir? En Acerca de este grupo lo vemos: En este caso: raid-trans-atlas-alventus-2008 [ arroba ] googlegroups.com

Y listo, ya estaría publicada esta entrada en el grupo (a no ser que el administrador haya decidido que las entradas son moderadas, en cuyo caso tendrá que darle el Ok el administrador o un ayudante antes de que esté a la vista del resto del grupo).

Antes hemos visto cómo hemos pedido permiso para entrar en unos grupos de Google Group.

Realmente estos dos grupos en los que hemos pedido permiso (itxaspe y Raid Trans Atlas Marruecos) son dos grupos que administramos nosotros (los creadores del manual). Aquí os explicamos un poco por qué y para qué los creamos, y así veréis la potencialidad de este servicio.

El grupo de Itxaspe

Los creadores de este manual, usease nosotros, llevamos varias páginas webs y tenemos un montón de visitas diarias.

Queríamos tener un sitio donde la gente pudiera suscribirse y poderles enviar información sobre las novedades de la web, compartir información.... y hacer participes de algunos sorteos a los miembros del grupo. Es decir, queríamos tener como un tablón de anuncios en el que pudiéramos publicar mensualmente un Boletín especial de todas las páginas que componen www.itxaspe.com

Este grupo es abierto: todo el mundo puede leerlo (porque así nos interesa), y además las personas que se han dado de alta en el grupo, reciben el boletín en su email y participan en los sorteos.

En este momento el boletín está llegando a más de 400 personas que una a una han ido pidiendo (mediante el proceso que hemos visto antes) el acceso al grupo.

El grupo de Raid Trans Atlas Marruecos en BTT

Grupo Raid Trans Atlas Marruecos .El administrador del grupo nos ha tenido que dar permiso y una vez nos ha dado permiso, ya tenemos acceso al grupo. Además podemos participar en él mandando mensajes, subiendo ficheros...

Realmente este grupo es un grupo que creamos nosotros (los autores de este manual) tras un viaje que hicimos a Marruecos en bicicleta. Era un viaje organizado al que fuimos más de 50 personas de toda la península y las islas . A raíz de este viaje creamos un blog en el que hablábamos de todo el viaje: Raid BTT A Marruecos 2008

Aprovechamos la cena del último día para pasarnos un papel y recoger los emails de todos los interesados de estar en contacto a través de un Google Group. Gracias a esto, hoy en día y mediante este Google Group todos los que estuvimos en dicho viaje seguimos manteniendo contacto, enviándonos fotos, haciendo quedadas.... Vamos, que hemos utilizado el Google Group para seguir manteniendo relación entre nosotros.

Os contamos esto, para daros una idea de lo que podéis hacer con un google Group.

A continuación, crearemos nuestro propio grupo de Google.

Ahora vamos a ver cómo crear un grupo de Google

Suponer que somos un grupo de personas que nos encanta la mountain bike y vamos a intercambiar experiencias, enlaces.. para poder hacer quedadas, ir a marchas populares....

Vamos a crear un grupo. Para ello , desde groups.google.es damos al botón de Crear Grupo

Nos aparece la pantalla de Creación de Grupo. Debemos rellenar los datos que se nos piden:

• Nombre del grupo: nombre identificativo del grupo, por ejemplo Mountain Bike itxaspe
  
• Dirección de correo electrónico del grupo: el sistema nos propone una dirección, nosotros podemos cambiársela por la que queramos.
  
• Nivel de acceso: aquí definimos qué tipo de grupo queremos. Como queremos que sea algo participativo y que pueda leer todo el mundo que quiera, elegimos que sea público. Eso sí, la gente puede leer los mensajes, pero enviar nuevos , crear documentos y demás, tan sólo pueden los miembros del grupo. Luego una vez creemos el grupo, podremos retocar los permisos del mismo.
  

Tenemos que meter en la cajetilla de abajo las letras que vemos arriba.

Nos da opción de añadir miembros directamente o de Invitarlos. Podemos elegir hacerlo u omitir este paso (y añadir los usuarios más tarde). Vamos a invitar a una persona para que entre al grupo:

Nos ha creado ya el grupo y nos dice cuál es la dirección en la web del Grupo y cuál es el email del grupo.

Accedemos al grupo y desde ahí podemos administrarlo (añadir usuarios, cambiar preferencias.. )

Además nos llegará un email de confirmación de la creación del nuevo grupo:

Usuario al que se le ha invitado

Al usuario al que hemos invitado le llegará un correo invitándole a tomar parte en el Grupo. Puede aceptar pulsando en el enlace que le llega en el correo:

Si pulsa en el enlace, automáticamente formará parte del grupo, y tendrá los permisos que el Administrador del grupo haya definido para los miembros.

Vemos ahí que mountain-bike-itxaspe [ arroba] googlegroups.com es la dirección de email del grupo.

Añadir un usuario nuevo al grupo - directamente

Suponer que queremos añadir a un usuario directamente al grupo (sin enviarle invitación, sino directamente meterle al grupo)

Como Administrador del grupo podemos Invitar a miembros o Añadir a miembros

Elegimos Añadir miembros directamente, ponemos los emails de la gente (separados por comas) a los que queremos añadir, y un mensaje de Bienvenida al Grupo. Damos a Añadir:

A estas personas les llegará un correo informándoles que han sido añadidos al grupo. Se les da información de acceso al mismo y también de cómo darse de baja .

Primer mensaje en el grupo

Vamos a crear el primer mensaje en el grupo. Tenemos dos opciones

1) Mandar un correo a la dirección del grupo

Mandar un correo a mountain-bike[arroba]googlegroups.com desde el correo del administrador del grupo o desde el correo de algún miembro del mismo (ya que este grupo permite escribir también a los miembros)

2) Desde el mismo grupo en sí podemos crear un nuevo Debate

Vamos a Debates y clickamos en Nueva Entrada

Escribimos el Asunto y el mensaje en si, y le damos a Enviar Mensaje

Ya está mandado y nos dice que pronto aparecerá en el Grupo. Además se habrá enviado un correo a los miembros del grupo que tengan como opción de suscripción envío de correo inmediato por cada mensaje metido

Aquí está, ya está el mensaje en el grupo.. ;)

Cambiar la página de bienvenida

De momento tenemos el grupo como por defecto nos lo ofrece Google Groups. Vamos a intentar darle un toque un poco más personal.

Le damos a Editar mensaje de bienvenida

Y aquí escribimos el mensaje de bienvenida, que será lo primero que se encuentre cualquier persona que vaya a venir a ver el grupo.

Estaría bien meter una imagen. Le damos al icono de Insertar Imagen

Y nos da la opción de elegir imagen o desde una dirección Web o desde alguna de las imágenes que hayamos podido subir al grupo. Nosotros tenemos ya localizada una imagen en una web y queremos utilizarla. Elegimos opción de Dirección web (URL) y ponemos la dirección de la imagen:

Aquí vemos cómo queda la página de bienvenida. No está mal, ¿no? por lo menos le hemos dado un poco de vidilla

Estando en el grupo, podemos seleccionar la opción de Configuración del grupo para cambiar algunas de las opciones, comportamiento.... del mismo

Configuración del Grupo: General

Podemos cambiar el nombre del Grupo y la descripción. Además también una dirección nueva (cuidado con esto, ya explican qué es lo que puede pasar si cambiamos la dirección del grupo)

Configuración del grupo. Acceso

Aquí podemos tocar quiénes pueden hacer qué en el grupo. Es decir , configurar los permisos de los usuarios. Si al principio hemos creado el grupo como abierto, podemos cerrarlo. O al revés. Podemos decir que sólo los administradores del grupo sean quienes puedan meter páginas nuevas.. Cosas así.

Incluso si vemos que la cosa se está poniendo fea, podemos decir que sea un grupo moderado (antes de publicarse algún mensaje, los administradores lo revisan y deciden si realmente se acepta o directamente se borra)

Configuración del grupo: Aspecto

Podemos subir una imagen personal para que identifique al grupo, algo así como un logo. Y cambiar el aspecto (colores, formatos) de las páginas..

Cambio de colores de determinados elementos del diseño:

Configuración del grupo: Navegación

En esta página ponemos cambiar el orden de aparición de las secciones en la página principal del grupo. O incluso podemos ocultar algunas de ellas.

Configuración del grupo: Envío de correo electrónico

A la hora de enviar a los miembros del grupo un mensaje, en esta pantalla podemos definir cuál será el comienzo del Asunto del mensaje. Es una buena idea poner el nombre del Grupo o algo con lo que los receptores puedan fácilmente identificar que el mensaje proviene del grupo. En este caso , le hemos puesto "Mountain Bike itxaspe"

También podemos cambiar el pie de página

• No utilizar pie de página: cuando se envíe un correo a los suscriptores, no tendrá pie de página
• Utilizar el pie de página predeterminado: está bien, ya que a la vez de el mensaje en sí, al final vemos qué es lo que tenemos que hacer por ejemplo para darnos de baja.
• Crear un pie de página personalizado: no nos gusta el pie por defecto, y lo adaptamos a nuestras necesidades
  

Configuración del grupo: Categorías

Los Google Groups de todo el mundo están clasificados. Podemos meter a nuestro grupo en alguna clasificación, y aparecería en dicho listado (si así lo hemos permitido)

Nosotros hemos puesto que está en la categoría de Deportes entretenimiento - Deportes - Ciclismo

Configuración del grupo : Opciones avanzadas

Desde aquí podemos cambiar el idioma por defecto del grupo, borrar el grupo si ya no lo utilizamos y tenemos algunas otras opciones:

Tras hacer esta primera configuración, hemos cambiado un poco el aspecto del Grupo. Aquí tenéis el resultado:

Acerca de este grupo

Podemos ver qué tipo de accesos tiene y un poco la información general del grupo

Editar mi suscripción

Por si queremos cambiar cómo estamos suscritos al grupo. Tanto el administrador como los miembros pueden hacerlo.

Tareas de administración

• Revisar mensajes pendientes: si es un grupo en el que hemos elegido que los mensajes serán moderados, aquí estará la cola de mensajes a revisar.
  
• Revisar miembros pendientes: si tenemos usuarios que han pedido tomar parte en el grupo, estarán aquí esperando a que sean confirmados o rechazados.
• Administrar miembros: desde aquí podemos invitar o añadir miembros, e incluso dar de baja a miembros
  

Podemos seleccionar uno o varios usuarios, y Definir el tipo de miembro:

• Miembro normal: un usuario más del grupo. El administrador es el que define qué permisos tiene
• Administrador: otro super-jefe del grupo. Podría hacer luego de todo
• Propietario: le ponemos como propietario del grupo a esta persona.
  
• Anular la suscripción: Le quitamos del grupo
• Prohibir: le prohibimos al usuario en concreto la participación. Recibirá mensajes (si así lo tiene definido), pero él no podrá participar ni responder a nada

Y también podemos asignarles un Tipo de entrega:

Vamos a añadir una página donde iremos poniendo los enlaces interesantes del mundo de la Mountain Bike que vayamos encontrando

Páginas: Añadir página nueva

Le damos un nombre: Enlaces interesantes del mundo de la Mountain Bike y escribiremos el contenido que creamos necesario.

Cuando terminamos, le damos a Guardar y publicar

Nos da la opción de enviar ahora mismo un mensaje a los miembros del grupo. Si queremos enviamos, y si no omitimos este paso.

• Si omitimos este paso, la página queda guardada y los miembros pueden visitarla cuando quieran, pero no reciben notificación de que ha sido modificada / creada. 
• En caso de que hayamos dado a enviar mensaje, los miembros que estén suscritos por correo al grupo, recibirán un mensaje informando sobre la publicación de una nueva página, y tendrán un enlace para verlo.
  

Aquí tenemos ahora lo que vemos si accedemos al grupo. En la sección de Páginas, vemos la última página que acabamos de añadir. Además en los Debates, también vemos cómo se ha creado un nuevo debate con esta página (porque se la hemos enviado al grupo en el paso anterior)

Ahora podríamos ir metiendo más páginas, o enviando más mensajes. Ya está el grupo en funcionamiento. Ahora sólo queda salsear un poco e ir añadiendo información.