Google Docs es otro de los servicios que nos ofrece Google. En este caso se trata de una suite ofimática on-line.

Podemos crear nuevos documentos, editar los que ya están subidos. Subir nuevos archivos que tenemos en el disco duro e incluso compartirlos con gente.

Nos permite crear los siguientes tipos de objetos:

• documento
• hoja de cálculo
• presentación
• formularios
• carpetas

Nos permite subir ficheros de nuestro equipo . Formatos admitidos a día de hoy: HTML, .txt, .doc, .rtf, .odt,.sxw, .ppt, .pps, .csv, .xls .ods, .pdf. Hay restricción de tamaño de fichero subido.

Acceso a Google Docs

Vamos a la página del servicio: Google Docs

1: Tenemos ya cuenta Google (antes en el manual ya hemos creado una, así que la usamos). Ponemos el usuario / password de nuestra cuenta Google

2: No tenemos cuenta Google y queremos crear una. Damos a Comenzar, y seguimos los pasos hasta que tenemos una cuenta google.

Vamos a suponer que ya tenemos cuenta Google, y hemos entrado con ella

En caso de que nos salieran los textos en inglés, vamos a ponerlo en castellano. Para ello, vamos a Settings (arriba a la derecha)

Como Language elijo Español y pongo la zona horaria en la que nos encontramos

Ahora ya tenemos en castellano la interfaz de Google Docs.

Como vemos no tenemos aún ningún documento. Tenemos que empezar a trabajar con Google Docs.

Salir de Google Docs

No es suficiente con salir del navegador. Si alguien entrara tras nosotros al equipo, y fuera a Google Docs, estaría viendo todos nuestros ficheros.

Como siempre, para salir bien hay que salir de la cuenta de Google. Para ello en la parte superior Derecha, está la opción de Salir

Para crear un nuevo objeto, damos a Nuevo y tenemos varias opciones

• Documento: un nuevo documento (al Estilo del OOoo Writer (odt) o Microsoft Office)
  
• Presentación: una presentación de diapositivas ( al estilo del Impress o del PowerPoint)
• Hoja de cálculo: una hoja de cálculo (al estilo OOoo Calc o Microsoft Excel)
• Formulario: para poder crear formularios y recoger información
• Carpeta: con el fin de organizar los objetos en carpetas

Crear un nuevo Documento de Texto

Damos a Nuevo: Documento

Y se nos presenta un editor de textos similar al OOoo (Open Office) Writer o al Microsoft Word. Tenemos la mayoría de las opciones que nos ofrecen estas herramientas. Vamos a empezar a escribir un documento.

Tenemos que darle un título. Para ello, nos ponemos encima de "Sin Título" y clickamos.

Ponemos el nombre del documento que queremos. Por ejemplo: "primer documento de texto"

Y listo, ya tenemos el documento con ese texto

Tenemos dos opciones para ir Guardando el documento

• Guardar: guardamos los cambios que hasta el momento hemos hecho, y seguimos trabajando en el mismo
  
• Guardar y Cerrar: de momento hemos terminado de trabajar con el documento y queremos cerrarlo y guardarlo
  

Le hemos dado a Guardar y Cerrar , y ahora ya en nuestra pantalla principal vemos cómo tenemos el documento que acabamos de crear.

Para editarlo, clickamos encima de él, y directamente iríamos de nuevo a la pantalla de edición.

Vamos a ver cómo subirlo. Tenemos la opción Subir :

Nos lleva a otra página web desde la cuál podremos subir el fichero que queramos. En este momento, tenemos las siguientes restricciones a la hora de subir un fichero

• Documentos (máximo 500 KB)
• Archivos HTML y de texto sin formato (.txt)
• Microsoft Word (.doc), texto enriquecido (.rtf), texto de OpenDocument - Open Office Writer (.odt) y StarOffice (.sxw)
  
• Presentaciones (hasta 10 MB desde el equipo, 2 MB desde Internet y 500 KB por correo electrónico)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps)
• Hojas de cálculo (máximo 1 MB)
• Valores separados por comas (.csv).
• Archivos de Microsoft Excel (.xls) y hojas de cálculo de OpenDocument - Open Office Calc(.ods)
• Archivos PDF (hasta 10 MB desde tu equipo y 2 MB desde la Web)

Hay 2 modos en los que podemos subir un fichero: del modo habitual y mandando a una dirección de correo que tenemos asignada.

Opción 1: Subir el fichero de la forma habitual

Nos da opción de subir un fichero desde nuestro equipo (Examinar) o de poner la URL del fichero que hemos encontrado en internet y nos interesa.

Además podemos darle un nombre al fichero. Si no ponemos nada, pondrá el nombre del fichero que estemos subiendo.

Opción 2: Subir documentos y archivos por correo electrónico

Esta opción no funciona con hojas de cálculo y documentos PDF. Con el resto de tipo de archivos sí.

Hay que mandar un correo a la dirección de correo que tenemos asignada a tal efecto (esta dirección de email es exclusiva para nosotros y no conviene que la conozca nadie más)

• Si escribimos un mensaje sin ningún anexo: se nos creará en Google Docs un nuevo documento cuyo título es el asunto del mensaje y el contenido es el texto del mensaje.
• Si escribimos un mensaje con anexos (adjuntamos algún fichero): debe ser un documento compatible. Lo que hace el sistema al recibir el correo es convertir cada uno de los adjuntos a HTML y crear un nuevo documento en Google Docs por cada uno de los anexos. El título de cada documento es el nombre del adjunto.
  

Ejemplo:

Vamos a nuestro correo electrónico y mandamos un correo a la dirección que nos han asignado, y como anexo ponemos un fichero que queremos subir a Google Docs. En este caso estamos mandando un fichero llamado "plone3 tailerra.odt"

Una vez enviado el correo, vamos a nuestra cuenta Google Docs, y ahí aparece el nuevo fichero que acabamos de enviar por medio del correo electrónico.

Lo abrimos y podríamos retocarlo, guardarlo y hacer lo que quisiéramos ahora con él.

Cuando accedemos al Google Docs, tendremos esta pantalla de inicio

En la parte izquierda (2) , tenemos las diferentes clasificaciones de nuestros documentos y a la derecha (1) los documentos resultantes de la categorización de la izquierda aparecerán listados.

Información de los ficheros (en la parte derecha)

• Columna Nombre, se muestra el nombre del documento.
• Columna Carpetas / Uso compartido: en verde veremos el nombre de la carpeta en el que está (si es que está en alguna carpeta) y los usuarios que comparten dicho documento.
• Columna Fecha : fecha de la última modificación.

Por defecto los documentos aparecen ordenados por fecha, el más reciente primero. Pero pulsando sobre el título de la columna, los ordenamos por dicha columna. Si queremos invertir el orden de búsqueda, volvemos a pinchar en dicha columna.

Todos los documentos

• Soy el propietario: nos mostrará los documentos de los que somos propietarios
  
• Abierto por mi: documentos que nosotros hayamos abierto
• Marcados con estrella: los documentos podemos marcarlos con una estrella, porque son importantes o por el motivo que estimemos oportuno. Aquí nos mostrará sólo los que hemos marcado con una estrella. Aquí vemos 2 ficheros que hemos marcado con una estrella (con pinchar en la estrella, queda activada).
  

Si vamos a la vista de Marcados con estrella, veremos un listado con tan solo esos 2 ficheros:

• Oculto: un documento lo hemos podido marcar como oculto (botón Ocultar del menú) y sólo aparecerá en las carpetas y en esta vista de Todos los documentos: Oculto

• Papelera: documentos que hemos eliminado anteriormente. Pasan a estar en la papelera. De la papelera podemos borrarlos permanentemente o recuperarlos de nuevo.
  

Aquí tenemos un documento que vamos a borrar. Lo seleccionamos y lo mandamos a la papelera (Suprimir)

Vamos a Todos los elementos: Papelera y vemos ahí todos los documentos que están en la papelera. Tenemos 2 opciones:

Vaciar la papelera (1) : borramos definitivamente TODOS los documentos y Deshacer eliminación (2): volvemos a dejar disponibles los ficheros que tenemos seleccionados, los quitamos de la papelera y pasan a estar activos.

Si elegimos Vaciar papelera, nos pregunta por si acaso a ver si estamos seguros.

Y listo, ya no tenemos elementos en la papelera.

Búsquedas guardadas

Nos permite hacer búsquedas en los documentos. Además podemos crear búsquedas y dejarlas guardadas. Veremos cómo funciona esto de las búsquedas guardadas más adelante.

Todas las carpetas

Documentos ordenados por carpeta. Si clickamos en una carpeta en concreto veremos los documentos que están dentro de dicha carpeta. Veremos un poco cómo crear carpetas y mover documentos a una carpeta más adelante.

Elementos por tipo

Obtenemos vista por tipo de documento, puede ser PDF, documentos en sí, presentaciones u hojas de cálculo.

Compartido con..

Ficheros ordenados por personas con las que están compartidos. Un documento lo podemos tener compartido con más gente (luego veremos cómo hacerlo). En esta vista veremos de un plumazo cuáles son los documentos compartidos con un determinado usuario

En la opción de Búsquedas Guardadas, tenemos la opción de Visualiza las opciones de Búsqueda

Se nos abre esta pantalla, en la que podemos poner diferentes condiciones. En este caso y como ejemplo, queremos tener todos los documentos que contengan la palabra ciclismo en el documento.

En Contiene las palabras ponemos ciclismo.

Le damos a Guardar esta búsqueda y la guardamos con el nombre ciclismo (podríamos poner cualquier cosa, no tiene por qué coincidir con el campo Contiene las palabras)

Ahora en Búsquedas guardadas, tenemos una búsqueda llamada ciclismo. Si pulsamos en ella, nos muestra a la derecha un listado con el resultado de dicha búsqueda.

Si ahora creamos un nuevo documento que contenga la palabra ciclismo:

Y vamos a Búsquedas guardadas: ciclismo , veremos cómo ahora está también este fichero recién creado:

Podríamos crear otra búsqueda diferente: Mostrar opciones de búsqueda

En esta ocasión, buscaremos gafas y lo guardaremos con el nombre de gafas:

Ahora tendríamos 2 búsquedas guardadas y podríamos consultarlas en cualquier momento

Para borrar una búsqueda guardada

Nos ponemos encima de la búsqueda guardada que queremos borrar, botón derecho, y en el menú emergente: Eliminar

Y listo, ya está borrada, ahora tan sólo nos habríamos quedado con la búsqueda guardada ciclismo

Crear una nueva carpeta

Nuevo: Carpeta

Damos un nombre de carpeta y le ponemos una descripción:

Ya está, ya tenemos la nueva carpeta en la Vista de Todas las carpetas

Meter un documento en una carpeta

Seleccionamos el documento, y le damos a Mover:

Se nos despliega una ventana donde tenemos opción de elegir la carpeta en la cuál queremos meter el documento.

Y listo, ya tenemos el documento en dicha carpeta.

Añadir un documento a otra carpeta

Podemos tener un documento en más de una carpeta. Seleccionamos el mismo fichero de antes, y damos a Mover a: y elegimos la segunda carpeta en la que queremos meter el fichero

Ahora el fichero está en 2 carpetas

Sacar un fichero de una carpeta

Debemos ir a la carpeta de la que queremos quitar el documento.

Una vez en la carpeta, seleccionamos el fichero que queremos quitar, y damos a Mover: Eliminar de carpeta actual y pinchamos en el botón Eliminar de carpeta

Listo

Ya tenemos un montón de documentos, ahora si queremos colaborar con más gente, podríamos compartir algunos de los documentos para trabajar entre varios colaboradores, o podríamos dar permiso de lectura a varios usuarios. Incluso tenemos opción de publicarlo como si fuera una página web. Veremos cómo

Antes de nada vamos a conocer un poco los diferentes permisos que podemos tener:

• Propietarios: propietario de un documento. Pueden editar y suprimir todo tipo de documentos, así como invitar a otros colaboradores y lectores. Pueden eliminar la autorización de acceso a colaboradores y lectores. Algo a tener en cuenta: para suprimir completamente un documento, una hoja de cálculo o una presentación y eliminar la autorización de acceso a este elemento, debes suprimirlo y, a continuación, Vaciar la papelera.
• Colaboradores: Pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Pueden invitar a otros colaboradores y lectores o suprimirlos (si el propietario les ha dado permiso). Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, la hoja de cálculo o la presentación.

• Lectores: Pueden ver la versión más reciente de un documento, una hoja de cálculo o una presentación, pero no realizar cambios. Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, la hoja de cálculo o la presentación.

Acceso con cuentas de Google

• Documentos y hojas de cálculo: si se han publicado o si se ha accedido a ellos por medio de una invitación, cualquiera puede verlos sin una cuenta de Google.
• Presentaciones: si se han publicado, cualquiera puede verlas. Si se invita a un usuario, se necesita una cuenta de Google.

Cómo Compartir un documento

Existen dos formas de compartir un documento: desde la lista de documentos o directamente desde un documento, una hoja de cálculo o una presentación.

Para compartir desde la lista de documentos:

1. En la lista de documentos debemos seleccionar los ficheros que queremos compartir, y dar al botón Compartir.
2. En la pantalla que se nos abre, escribimos la dirección de correo electrónico de los usuarios o listas de correo que queramos añadir. 
   
3. Seleccionamos en la lista desplegable como colaboradores (si queremos invitarles como colaboradores)  o como lectores (si queremos invitarles como lectores) en la lista desplegable
4. Agregamos un mensaje para explicar a los usuarios qué es lo que están recibiendo. Hacemos clic en Enviar invitación (opcional).
   En la actualidad, los documentos en PDF sólo se pueden compartir desde la lista de documentos, no desde la vista previa.

Compartir directamente desde un documento o presentación:

Estamos dentro de un documento, lo estamos viendo, y desde aquí mismo también podemos compartirlo

1. Hacemos clic en Compartir > Compartir con otros usuarios.
2. Seleccionamos como colaboradores o como lectores
3. Escribimos la dirección de correo electrónico de los usuarios o listas de correo que queramos añadir
4. Haz clic en Invitar a colaboradores o Invitar a lectores.
5. Si deseamos añadir un mensaje a la invitación, introducimos el texto en el cuadro que aparece en pantalla y hacemos clic en Enviar. Si no deseamos enviar una invitación, hacemos clic en Cancelar. Nuestros colaboradores y lectores podrán acceder al documento desde la lista de documentos pero no recibirán una invitación por correo electrónico.

Para compartir directamente desde una hoja de cálculo:

1. Tenemos que hacer clic en Compartir > Invitar a usuarios...
2. Elegimos Para editar o Para ver, según queramos.
   
3. Escribimos la dirección de correo electrónico o las listas de correo que queremos añadir.
4. Si queremos podemos escribir un mensaje que será lo que les llegará a las personas con las que estamos compartiendo el documento. Hacemos clic en Enviar. Si no queremos enviar una invitación, hacemos clic en Añadir sin enviar invitación. Nuestros colaboradores y lectores podrán acceder al documento desde la lista de documentos pero no recibirán una invitación por correo electrónico.

Si queremos ampliar más el conocimiento sobre cómo Compartir documentos, aquí tenemos un Tutorial sobre cómo compartir y gestionar Documentos en Google Docs

Vamos a ver cómo funciona esto del histórico de un documento con un ejemplo.

Creamos un nuevo documento: Nuevo : Documento

Vamos a ponerle un título antes de nada. Clickamos encima de Sin título

Y ponemos el nombre que queremos que tenga el documento:

Le hemos llamado "Documento con historial". Editamos el documento y escribimos una línea. Tras ello, le damos a Guardar y Salir

Volvemos a abrir el documento:

Y añadimos otra línea. Y volvemos a Guardar y cerrar

Otra vez, esta vez una tercera línea. Esto lo hemos hecho todo hoy en un mismo día, pero podía ser algo más real y modificaciones del fichero a lo largo de los días.

Suponemos que nos hemos equivocado y que queremos recuperar un fichero anterior. ¿Cómo lo podemos hacer? Teniendo el archivo editado, damos a Archivo: Historial de revisiones

Se nos abre un listado con el histórico de este documento:

Elegimos una de las revisiones, por ejemplo, la 3. Pinchamos encima del Enlace de la revisión, y se nos abre el documento en el estado en el que estaba en esa revisión. Podemos elegir entre las opciones siguientes:

• 1: Anteriores: ir a una revisión anterior
• 2: Más recientes: ir a una revisión más reciente que la que tenemos en pantalla.
• 3: Recuperar esta: la revisión que tenemos en pantalla es la que queremos poner como buena.
• 4: Volver al historial de revisiones: volvemos a la pantalla de arriba en la que vemos el listado con las diferentes revisiones disponibles del documento

Si le hemos dado a Recuperar Esta, nos pregunta a ver si estamos seguros:

Y listo. Ya hemos recuperado el fichero al estado que queríamos.

En el caso de que el documento fuera un archivo de hoja de cálculo, la pantalla de Historial de revisiones es un tanto diferente, pero con las mismas funciones.

Primeramente lo que debemos hacer es crear una nueva hoja de cálculo, que es dónde veremos reflejado lo que la gente ha ido contestando en la encuesta:

Nuevo: Hoja de cálculo:

Le damos un nombre al documento, por ejemplo: Encuesta sobre el Blog
Una vez estamos dentro del documento, le damos a Formulario: Crear un formulario:

Tenemos ya aquí la posibilidad de ir metiendo preguntas:

Vamos a preguntar Nombre y Apellidos de la persona que rellena el test (si quiere rellenarlo)

Se nos ha quedado una pregunta arriba sin darnos cuenta. Si pasamos encima de cualquiera de ellas, nos aparecen a la derecha 3 opciones: editar , duplicar y Suprimir. En este caso, la suprimimos:

Nos pregunta a ver si estamos seguros de querer suprimirla: Si Añadimos otra pregunta de tipo texto:

El email de la persona:

Otra pregunta más, en este caso de Tipo Test: Vamos a preguntarles si les parece útil el Blog, y les damos 3 opciones a elegir:
Y otra pregunta, esta de Tipo Párrafo, para que puedan dar un poco su opinión:

Una vez hemos terminado el formulario , le damos a Guardar:

Ahora nos quedaría mandar el formulario o ponerlo en algún sitio para que la gente empiece a rellenarlo.

Opciones de Formulario

• 1: Editar Formulario: para añadir / borrar / modificar algunas preguntas
• 2: Ir al formulario en directo: nos lleva a una página donde podemos ver cómo lo van a ver, e incluso rellenarlo
• 3: Insertar el formulario: nos da un código HTML para que podamos incrustar el formulario en nuestro blog, página web...
  
• 4: Mostrar resumen: nos lleva a una página donde veremos un pequeño resumen de las respuestas recogidas
• 5: Aceptando respuetas: por defecto está activado, ya que se pueden recoger respuestas. Si queremos que ya no se acepten respuestas, lo desmarcamos y listo
• 6: Suprimir el formulario: borramos el formulario en sí, pero la hoja de cálculo con los datos recogidos sigue activa, y podemos ver los datos recogidos.
  
• 7: Enviar el formulario: para enviar el formulario por correo electrónico a la gente
  

Enviar formulario para que lo rellenen

Desde la hoja de cálculo, elegimos Formulario: Enviar el formulario y nos da opción de decir a quiénes queremos enviar la encuesta:

Estas personas recibirán un correo electrónico con la encuesta en el correo (si así lo hemos decidido) y además por si no la ven correctamente (depende del cliente de correo electrónico), tienen una dirección web donde podrán rellenarlo: Según la gente vaya rellenando la encuesta, nosotros iremos viendo en la hoja de cálculo los datos que se han ido recogiendo: Además como hemos comentado antes, desde la hoja de cálculo si elegimos Formulario: Mostrar Resumen nos llevará a una hoja donde veremos un resumen de los datos que se han ido recogiendo, con algunos formularios y demás.. Ya está , ya podemos realizar encuestas y recoger resultados. No es dificil, ¿verdad?