7.7. Compartir un documento con Google Docs

Ya tenemos un montón de documentos, ahora si queremos colaborar con más gente, podríamos compartir algunos de los documentos para trabajar entre varios colaboradores, o podríamos dar permiso de lectura a varios usuarios. Incluso tenemos opción de publicarlo como si fuera una página web. Veremos cómo

Antes de nada vamos a conocer un poco los diferentes permisos que podemos tener:

• Propietarios: propietario de un documento. Pueden editar y suprimir todo tipo de documentos, así como invitar a otros colaboradores y lectores. Pueden eliminar la autorización de acceso a colaboradores y lectores. Algo a tener en cuenta: para suprimir completamente un documento, una hoja de cálculo o una presentación y eliminar la autorización de acceso a este elemento, debes suprimirlo y, a continuación, Vaciar la papelera.
• Colaboradores: Pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Pueden invitar a otros colaboradores y lectores o suprimirlos (si el propietario les ha dado permiso). Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, la hoja de cálculo o la presentación.

• Lectores: Pueden ver la versión más reciente de un documento, una hoja de cálculo o una presentación, pero no realizar cambios. Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, la hoja de cálculo o la presentación.

• Documentos y hojas de cálculo: si se han publicado o si se ha accedido a ellos por medio de una invitación, cualquiera puede verlos sin una cuenta de Google.
• Presentaciones: si se han publicado, cualquiera puede verlas. Si se invita a un usuario, se necesita una cuenta de Google.

Cómo Compartir un documento

Existen dos formas de compartir un documento: desde la lista de documentos o directamente desde un documento, una hoja de cálculo o una presentación.

Para compartir desde la lista de documentos:

1. En la lista de documentos debemos seleccionar los ficheros que queremos compartir, y dar al botón Compartir.
2. En la pantalla que se nos abre, escribimos la dirección de correo electrónico de los usuarios o listas de correo que queramos añadir. 
   
3. Seleccionamos en la lista desplegable como colaboradores (si queremos invitarles como colaboradores)  o como lectores (si queremos invitarles como lectores) en la lista desplegable
4. Agregamos un mensaje para explicar a los usuarios qué es lo que están recibiendo. Hacemos clic en Enviar invitación (opcional).
   En la actualidad, los documentos en PDF sólo se pueden compartir desde la lista de documentos, no desde la vista previa.

Compartir directamente desde un documento o presentación:

1. Hacemos clic en Compartir > Compartir con otros usuarios.
2. Seleccionamos como colaboradores o como lectores
3. Escribimos la dirección de correo electrónico de los usuarios o listas de correo que queramos añadir
4. Haz clic en Invitar a colaboradores o Invitar a lectores.
5. Si deseamos añadir un mensaje a la invitación, introducimos el texto en el cuadro que aparece en pantalla y hacemos clic en Enviar. Si no deseamos enviar una invitación, hacemos clic en Cancelar. Nuestros colaboradores y lectores podrán acceder al documento desde la lista de documentos pero no recibirán una invitación por correo electrónico.

Para compartir directamente desde una hoja de cálculo:

1. Tenemos que hacer clic en Compartir > Invitar a usuarios...
2. Elegimos Para editar o Para ver, según queramos.
   
3. Escribimos la dirección de correo electrónico o las listas de correo que queremos añadir.
4. Si queremos podemos escribir un mensaje que será lo que les llegará a las personas con las que estamos compartiendo el documento. Hacemos clic en Enviar. Si no queremos enviar una invitación, hacemos clic en Añadir sin enviar invitación. Nuestros colaboradores y lectores podrán acceder al documento desde la lista de documentos pero no recibirán una invitación por correo electrónico.

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